資料の作り方なんて教えてもらっていない。
通常の業務しながら資料作りって鬼じゃね？
資料作るだけで残業しているわ。
「もう少し見やすくして」ってどうやってやるの。
そんな人にささる内容です。
筆者である森重湧太さんは大学院座学中に研究発表のプレゼンがわかりにくいと感じたことから教育工学や認知科学で学んだ知識を活かしながら資料作成ノウハウをまとめました。
私も昔スライドシェアで勉強しました。
こちらの共有サービスは一ヶ月で閲覧数３０万回を突破。
現在はスタートアップ資料デザイン代行事業で２００社以上デザインを手掛け、大学や県庁での研修講師の実績もある方です。
見やすい資料の一生使えるデザイン入門は１２万部突破（2021年10月現在）。
こちらの本を読んで学んだことをレビューします。
資料作りは仕事の大部分をしめるから学んでラクになろう！
薬剤師として仕事を始めた時にもらった資料はその薬局独自のマニュアルでした。
文章ばかりで覚えきれなかったのを覚えています。
その1年後に私に後輩ができたので自分なりに改良した薬局マニュアルを見せました。
でも残業を2時間しながらマニュアルを作っていたので、作り直しが間に合わない部分はわかりにくかったようです。
後輩は間に合わなかった部分の業務が理解できていなくて再教育するようになりました。
この話の中で言いたいことは
見やすい分かりやすい理解しやすい資料を素早く作っていれば、残業時間が減る
っていうことです。
資料作りは仕事をする時ほとんどの人が必要なスキルです。
普段の業務の中でどのような資料を作っているのかは次のとおりです。
1. 報告書
2. 日報・週報など定時報告書
3. 議事録
4. プレゼン資料
です。
こんなにも資料作りを仕事で行うのに対して「資料の作り方」は学校では習いません。
では誰に教えてもらっているのでしょうか。
次のグラフで説明されています。
結果は「誰にも教えられていない」が52.1％です。
誰にも教えられていなければ時間がかかるのは当たり前です。
通常の業務をこなしながら資料作りをするため残業時間が長くなります。
資料作りに時間がかかる理由
いきなりスライドから作り始めてしまっている
ソフトウェアの操作方法に慣れていない
スライドのデザインがなかなか決められない
集中して作業する時間が取れていない
参照：DOCUMENT STUDIO
資料作りはどこまでもこだわることができます。
しかしこだわるための時間は無限にはありません。
今回の「見やすい資料の一生使えるデザイン入門」では、資料作りの土台を理由とともに教えてくれる本です。
土台があれば他の資料作りでも応用が効くため、残業時間は減って自分の時間を増やせます。
次に内容のレビューをします。
見やすい資料の10箇条
1.「1スライド＝１メッセージ」になっている
2.フォントの特性を利用している
3.色を使うルールを決めている
4.色の特性を利用している
5.脱・箇条書き
6.装飾がシンプルで無駄な要素がない
7.情報が凝縮されている
8.情報のグループ化を行っている
9.テキストや図が整列されている
10.情報と情報の間には余白をとっている
引用：見やすい資料の一生使えるデザイン入門
シンプルな説明ほど理解しやすいです。
資料作成関係の本は数多く出版されていますが、今回の本はどこから読んでも必要な情報が出てくるように工夫されています。
私が「見やすい資料の一生使えるデザイン入門」から学んだこと
１スライド＝１メッセージ。
フォントは「メイリオ」。
色は３色使用。原色ではなく薄く暗い色。
スライドサイズを16：9⇨4：3にする。
箇条書きばかりではなく図や画像で説明する。
写真は余白を作らずとにかく大きくする。
ひとつづつ説明します。
１スライド＝１メッセージ。
１つのスライドに文字を詰め込むデメリットは
・重要な情報が探しづらい
・遠くからだと何を書いているかわからない
・飽きる
ことがあります。
メッセージを一つにしていると次のスライドへいくのが早いので、見てる人は飽きることなく資料を見てくれます。
フォントは「メイリオ」
フォントはデフォルトならゴシック体か明朝体が多いです。
長文を読ませる資料なら明朝体が読みやすいですが、太字が太字に見えないため視認効果が低いです。
メイリオなら太字対応フォント。
太字だとどこが重要な文章か分かりやすいです。
汎用性が高いため、どのデバイスでも同じような文字を表示できます。
日本語の場合メイリオがよいですが、欧文ならSegoe UIが相性もよく文字のサイズも差が少ないです。
他にも太文字フォントに対応したフォントがあります。
創英角ゴシック ⇨ ゴテゴテ感で見出しに効果あり。キャッチコピーとかに使用。
明朝 ⇨ 美しく高級感がある。女性向け商品のプレゼンによい。
丸ゴシック ⇨ やさしいイメージ。児童や高齢者向け。
創英角ポップ ⇨ かわいすぎるから幼稚園向け。
様々なシーンで使い分けましょう。
色は３色使用。原色ではなく薄く暗い色。
ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーの３色を決めましょう。
それ以上色があると煩雑です。
目がチカチカして逆に見えなくなります。
ベースカラーは黒か白が普通ですが原色は目が痛くなります。
黒か白に近い灰色のほうが柔らかく見えやすい状態になります。
メインカラーも同様に原色ではなく少しくすんだ色のほうがきれいに見えます。
アクセントカラーはメインカラーの反対色を選びましょう。
色相環を用いて反対色をそこから選ぶと選びやすいでしょう。
スライドサイズを16：9⇨4：3にする。
モニターは16：9が普及し始めていますが、スクリーンではまだまだです。
スライドサイズが横長すぎるとスクリーンにうつしたとき文字が小さくなり見えにくくなります。
スクリーンや印刷した時にきれいに見える4：3へスライドサイズを変更しましょう。
箇条書きばかりではなく図や画像で説明する。
箇条書きでプレゼンすると台本を覚えていなくても全部書いてあるのでプレゼンしやすくなります。
その便利さから私も箇条書きばかり頼っていました。
資料は相手目線から考えなければなりません。
文章ばかりでなく画像で説明ができるならしたほうが見る人から見やすいです。
私の画像加工で使っているサイトはCanvaです。
無料でも自分が思ったような加工ができるので使いやすいです。
写真は余白を作らずとにかく大きくする。
通常なら文字の余白がなければ狭い印象があります。
余白が全くないと狭くきれいに見えると思いがちですが、情報を認識しづらく見た目もよくありません。
余白をもたせることで見た目がスッキリとした状態となり、情報を読み取りやすいです。
写真を見せたい場合は逆に余白を作らず最大限まで大きくします。
見出しもなくして空いたスペースに文字を書きます。
写真を印象づけるためには、余分な情報をなくすことと余白をなくすことです。
資料の作り方を覚えたら残業が一気になくなった！一度覚えるだけで将来使える！
仕事で資料を作る機会はいくらでもあります。
私は薬剤師です。
薬剤師は老人ホームや地域包括支援センター、会社の講演会などでスライドを用いた資料を作り説明をする機会があります。
薬学部ではスライドを用いて説明するとなると学会発表があります。
しかし学会発表がなかった場合スライドを作る機会はありません。
パワーポイントすら開かずに大学を卒業できます。
仕事で初めて資料作りをすることになります。
そうすると通常の業務を行いながら資料を作るため、残業時間がものすごく増えます。
帰ることができず、自分の時間が減ってしまいます。
資料作りの技術は一度覚えると一生使えます。
私は後輩や部下に教えるために積極的に資料を作っています。
その結果、他の人に同じような資料を作ってもらって５時間かかるところ私なら２０分で完成できるようになりました。
こちらの作者が「スライドシェア」で「見やすいプレゼン資料の作り方-リニューアル増量版」を無料公開をしています。
気になる方はこちらから見て本を購入しても良いでしょう。
仕事は頑張れば必ず成果に結びつくわけではありません。力を抜いて成果を出しましょう⇩
以上！おわり！
