完璧な仕事ができない? 2割の力で十分な成果がでますよ【パレートの法則】

考え方

薬剤師歴8年の店長のなおどらログのなおです。

バイト時代も合わせると10年以上社会人経験を積みました。

 

今回の記事は

仕事をするとき本気でやると時間がかかる。どこまで詳細にやればいいの?

仕事が遅いと言われた。急いだら間違える。

いろんなことをやりすぎて時間が足りない。

という悩みに答えた内容です。

 

まとめ

パレートの法則とは2:8の割合のこと。2割の努力で8割の成果が決まること。

最初は100%の力で業務に当たりましょう。

100%の業務を2割の力で8割行えるようになったら次の段階へうつりましょう。

これを繰り返して能力を高めましょう。

管理薬剤師は店長でもあるが薬剤師。管理業務を2割の力でできるように効率化しよう。

  •  デジタルに詳しくなる。
  •  マーケティングに詳しくなる。
  •  Excelに詳しくなる。

患者さんの努力は2割でできることを探そう。それで8割は効果が出るかも!

パレートの法則はどんな場面でも当てはまる。

Nao
Nao

最初は本気でやることがポイントです。

 

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パレートの法則とは?

「80:20の法則」ともいわれ、「売上げの8割は2割の社員に依存する」といった傾向をさす。集団の報酬や評価が一部の構成員に集中するという経験則。

引用:NRI

実際は法則というよりも、経験則です。

自然現象や社会現象は平均的でなく、ばらつきや偏りがあり、一部が全体に大きな影響を持っていることが多いという現象ともいいます。

 

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パレートの法則の前にやることは自分の力100%で業務をこなすこと。

パレートの法則は、自分の作業を突き詰めず、2割で終わらせることで、8割の成果を出す事です。

自分の時間を増やすために仕事の時間を減らし、成果を上げることができます。

 

パレートの法則で考えると

「じゃあ20%の力でとりあえず仕事すればいいのよね?」

と考えが出ます。

新人や社会人経験が少ないときには、自分の能力は低いです。

そんなときに更に低い仕事レベルでこなしていると作業が終わりません。

作業が終わらなければ残業します。

残業が続けば自分のやりたいことが出来る時間がドンドンなくなります。

それは本末転倒です。

まずは本気で仕事をこなし続けましょう。

なぜなら、自分のできることを増やすためです。

始めは仕事に慣れなければ、仕事を早く終わらせるための能力が育ちません。

最初はしんどいですが、100%の力で仕事をしましょう!

 

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20%の力で80%の成果が出たら、次の段階に移ろう。

仕事に慣れてきた人は、

あ、この仕事は本気でやればこんぐらいで終わるな

と考えがついてきます。

仕事量がわかる作業であれば、20%の力で80%の成果が出せます。

この段階までくれば、ほぼすべての仕事をパレートの法則に当てはめて20%の力で仕事しましょう。

成果は80%でついてきます。

仕事の力を抜けば、作業を突き詰める時間はなくなるはずなので、その分自分の時間ができます。

自分の時間でやりたいことをやりましょう!

 

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管理業務で会得しておきたいスキルは3つ。デジタル、マーケティング、Excel。

私は管理薬剤師であり、親しみやすい言葉で言えば、店長です。

店長は、

  • 作業効率の上昇(環境を変える)
  • 顧客のトレンド、商品の売る場所の選択(マーケティング)
  • 店の売上計算や繁忙期の計算、在庫管理(PCの作業)

などを行います。

作業効率化はデジタルを駆使することをおすすめ!

作業効率化するには環境を変えて、従業員の行き来(導線)を短くしたり、時間かかり利益があまりないものをやめたりなど戦略的な改善が必要です。

その中で私のおすすめの作業効率アップはIT化です。

デジタルを駆使して、人的作業を減らします。

 

例えば、

薬剤師ならばPCで薬歴(カルテ)を人ごとに書かなければなりません。説明した内容を書きます。

その時、ある薬が出たときある特定の副作用を説明を必ずするとします。

その説明をしたからには、必ず薬歴に書かなければなりません。

そんなときはPCの機能を使って、定型文を作ります。

そうすれば、その薬が出たときは定型文を使えば薬歴にきちんと記載することができます。

一つの作業でもPCに覚えてもらうことやPCにしてもらうことが効率化が出来ます。

 

デジタルに頼るときれいに早く作業が終わります。

商品の販売はマーケティングを勉強する。まずは店員のマナーを勉強しよう!

薬局でも商品の売上目標があります。

売上は適当に数をうてばいいわけでなく、ある程度推測して販売する事が重要です。

私の好きな書籍として、100円のコーラを1000円で売る方法がマーケティングの本として好きです。

タイトルのとおりに、100円のコーラを顧客は1000円で買うことがあります。

それは最高のホテル内でのコーラの販売です。

最高の環境や景色の中で、

最高の時間帯に、

最高のリラックスしているとき、

炭酸の飲み物に最適な器で

コーラを飲むことです。

通常なら100円で購入して飲むことが出来るコーラです。

しかし、顧客の気持ち、タイミングをきちんと考えると付加価値が付きます。

 

例えば、薬局はドラッグストアよりも少し割高な商品をおいています。

ドラッグストアは大量に購入するため、定価よりも少し値段を下げて置くことが出来ます。

しかし、薬局では大量に購入していないため、納入価が安くならず、定価で販売をしている事が多いです。

それでも患者さんは購入してくれます。

なぜなら、患者さんが薬を選ぶのではなく、薬剤師が患者さんの状態を考えて販売をするからです。

自分で考えると似たような薬が多く、わからないです。

でも、症状を話すと薬剤師が時間を使って考えてくれます。

薬剤師の時間、感謝、自分の症状に応じて考えてくれたカスタマイズなどの付加価値から金額を支払ってくれます。

 

このとき、言葉遣いや態度などの定員としてのマナーも覚えましょう。

基本的な態度を含めた本でわかりやすい⇩

 

 

在庫管理など、PC作業で役に立つのはExcel。データを使って分析しよう!

薬局での薬の管理

薬は消費期限があります。

放置していれば薬は期限切れてしまいます。

廃棄薬は薬局の損失です。

在庫管理がしんどいときにExcelのピボットテーブルの使い方を知っていると仕事量が激減します。

 

例えば、薬の出庫入庫については処方箋の内容を入力するPCがあります。

使用しているPCから「テキスト出力」というボタンがあります。

一年分の出庫をテキスト出力し、Excelで開きます。

そうすると、Excelで日付、薬、出庫数などが表示されます。

そこからピボットテーブルを使います。

結果、月ごとに薬がどのくらい出ているかの表になります

これで主に出ている薬と出ていない薬が一目瞭然です。

ここから、在庫が多ければ減らす、足りなければ増やす作業を行います。

 

時間ごとの来局数計算

店長として薬剤師や医療事務を休憩に入れるとき、繁忙の時間に休憩へ行ってもらうことは避けたいです。

そんなとき、時間による来局数を去年や一昨年のデータをみて、中休みの時間をExcelで来局数と来局時間から予測します。

きちんと予測ができれば、的確に患者の来局が少ない時間に薬剤師や医療事務へ休憩の指示ができます。

こうした分析をするにはExcelの知識が不可欠です。

 

どこの店舗に行っても、Excelでのデータ分析はできます。

知っていても困る知識ではありません。

 

デジタル、マーケティング、Excelのそれぞれの知識があると、管理作業量が激減します。

まさに20%の力で80%の成果を発揮できるでしょう。

 

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薬剤師の業務でもパレートの法則で指導しましょう。患者さんの努力は20%が理想

患者さんは定期的に通って薬が処方されているなら、病気を持っています。

多いのは生活習慣病でしょう。

生活習慣病は日々の生活で体に悪い習慣のためになる病気です。

例えば

  • お菓子ばかり食べ続ける
  • 味の濃いものばかり食べる
  • 甘いものばかり食べる

などから、高血圧、脂質異常症、糖尿病となります。

 

悪い習慣を変えることができれば、食事や運動療法でよくなります。

でも、ほとんど人は変わることができません。

自分だけの力で悪い習慣を良い習慣へ変えることができたら、病気になっていません。

 

問題なのは、治療と健康に対する意識と継続できるやり方を知らないことです。

 

パレートの法則で考えて、まずは20%の努力をしてみましょう

 

例えば糖尿病の患者さんなら、まずは白米の量を変えることです。

白米の器を子供茶碗にして食べることから始めると物理的に食べることができません。

更に、炭水化物を減らすことでインスリンの量が減るため、血糖が下がりにくく、空腹感が減ります。

その代わりおかずを食べるように指導します。

これだけでも血糖が下がることができます。

それから、食事内容や食べたいものを食べるために、食べなくていいものを削る作業へ入ります。

 

このように糖尿病の患者さんが自身で意識してではなく、物理的に少なくご飯を食べることができないようにすることが20%の努力です。

それで、白米が原因なら、かなり血糖値が減少します。

こうして少しづつ変えることが治療への近道です。

本人が軽い努力でできることを説明してみましょう。

それだけでも80%の効果が期待できます。

 

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パレートの法則に当てはめて仕事をしよう!仕事効率は確実に上がる!

まとめ

最初は本気で仕事をこなし、能力を上げる。

慣れてきた【例えば、同じことの繰り返しと思える】と感じたら2割力で仕事をしよう。

結果、8割の結果が得られる。

ってことです。

 

仕事は完璧であれば良いですが、8割⇨9.5割にするには時間と相当な努力が必要です。

その間、他の仕事もできませんし、自分の時間も作ることができません。

 

それなら、まずは8割の完成度でいったん上司に確認を取りましょう。

それで更に精度を求められたら訂正しましょう。

もちろん、その結果で良ければ問題ありません。

自分の使うことが出来る時間は確実に増えます。

 

ぜひ、パレートの法則で仕事してみましょう。

肩の力を抜いて仕事しましょう。

 

以上!おわり!

 

参考:野村総合研究所

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